In molti settori della sanità il passaggio dalla documentazione analogica a quella digitale è una tappa essenziale nel percorso verso una maggiore efficienza e sostenibilità futura. Simon Benz, titolare dello studio di fisioterapia Benz di Küttigen (AG), ha attuato questa transizione nell’arco di diversi anni. In questa intervista racconta le proprie esperienze e dà utili consigli agli studi che vogliono seguire il suo esempio e digitalizzarsi.
I contenuti dei classeur sono stati digitalizzati: Simon Benz è soddisfatto della soluzione di documentazione digitale adottata nel suo studio.
Testo e fotos: Deborah Nydegger
Physioactive: Simon, nel tuo studio sei passato da carta e penna alla documentazione digitale solo di recente. Cosa ti ha spinto a cambiare?
Simon Benz: La transizione è durata diversi anni, perché ha coinvolto numerosi aspetti della gestione quotidiana dello studio. Quando lo inaugurai nel 2016 documentavo tutto su carta, perché mi sembrava che ciò facilitasse la consultazione. Già allora, però, utilizzavo un calendario digitale che mi aiutava a ridurre gli errori di pianificazione. Con il tempo è aumentata l’esigenza di passare al digitale, ma non ero soddisfatto delle varie soluzioni software disponibili. La documentazione dovrebbe essere facile da consultare e rapida da redigere. Per me era importante poter scrivere un referto senza dover cliccare da una pagina all’altra. Inoltre, già mentre studiavo per il master avevo capito che la digitalizzazione rappresenta il futuro e che la Svizzera è decisamente arretrata rispetto ad altri Paesi. Come titolare di uno studio ho a cuore l’efficientamento delle procedure, ma lavorare con buone soluzioni digitali è anche divertente.
Quali ambiti della tua attività sono stati digitalizzati?
Rispetto ai primi tempi le possibilità si sono ampliate parecchio. Oltre alla documentazione relativa ai referti e al decorso del trattamento, possiamo collegare lo scambio di e-mail alla cartella del paziente, così da poter visionare tutta la corrispondenza in un unico posto. Inoltre abbiamo organizzato all’interno della cartella tutti i documenti, come risonanze magnetiche, radiografie, relazioni mediche ecc. Il software ci consente di gestire in modo efficiente richieste, incarichi e promemoria, collegandoli ai pazienti o alle fatture. Da tempo desideravo avere la possibilità di inviare in formato digitale assessment come i questionari PROM, e di poterli archiviare e analizzare direttamente nella cartella del paziente. Ora posso automatizzare questo processo. Quindi, ad esempio, alla fine di un ciclo di trattamento tutti i pazienti ricevono un questionario di feedback, un’opzione che permette di aumentare la qualità dell’intero processo di lavoro. Molti nostri pazienti ricevono il programma da svolgere a casa in formato digitale, così possono scaricarlo in PDF o visualizzare gli esercizi direttamente su un’app che fornisce loro istruzioni. Altri elementi che abbiamo digitalizzato sono la pianificazione delle ferie e dell’utilizzo dei locali. Per me è importante disporre di numerose possibilità per organizzarmi, apportare modifiche veloci e fare tutto in modo intuitivo. In fin dei conti, il software deve essere in grado di soddisfare le necessità dello studio, e queste possono variare davvero molto.
Non hai paura che il sistema vada in tilt e i dati vadano persi?
A dire il vero no. Bisogna valutare il rischio, cosa che per me, essendo un «profano» della digitalizzazione, non è facile. Però cerco di informarmi al meglio e di trovare una soluzione software che mi sembri sicura. Il mio provider di software ha i propri server in tanti luoghi diversi proprio per scongiurare la perdita di dati in caso di guasto. Ma bisogna anche abituarsi all’idea di delegare la responsabilità della sicurezza dei dati. Decidere se archiviare i dati nel cloud è una questione di fiducia.
Simon Benz si è tuffato nel mare della digitalizzazione – anche se l’acqua era piuttosto fredda.
Come garantisci la sicurezza dei dati in tuo possesso?
Conserviamo i classeur in un armadio ignifugo in cantina, ma per fortuna ormai non ci servono praticamente più, perché quasi tutti i dati sono archiviati digitalmente tramite il nostro software. Anche referti e relazioni (RM, radiografie, schede d’infortunio, ecc.) vengono salvati in formato elettronico così da poterli consultare insieme alla cartella del paziente. In più controlliamo più volte l’anno che il nostro hard disk sia sicuro.
Qual è, secondo te, il vantaggio della documentazione digitale?
Si lavora in modo molto più efficiente, si commettono meno errori e non si devono più decifrare grafie illeggibili. E poi si può accedere ai dati ovunque ci si trovi. Io, ad esempio, lo trovo molto comodo per i trattamenti a domicilio o le visite nelle case di cura, oppure se decido di sbrigare certi compiti da casa. Si risparmiano montagne di carta ed è più semplice organizzare i dati. Automatizzando le procedure si accresce non solo l’efficienza, ma anche la qualità del lavoro. Adottare un sistema digitale per fissare gli appuntamenti e inviare ai pazienti i relativi promemoria riduce nettamente il numero di appuntamenti saltati e quindi anche l’onere amministrativo che ne deriva.
Uno sforzo notevole: ne è valsa la pena?
Lo sforzo non è da sottovalutare. Ogni fase di attuazione richiede tempo ed energia. Anche passare da un software all’altro è impegnativo: prima di sceglierne uno bisogna informarsi e capire bene quali esigenze dovrà soddisfare. Negli otto anni di attività del mio studio, era la seconda volta che cambiavo software. Per molto tempo ho creduto che uno solo non bastasse a soddisfare tutte le mie esigenze. Quindi sono stato particolarmente felice di trovare il mio attuale software e poter così automatizzare molti processi. Soprattutto ci tenevo a implementare l’opzione relativa agli assessment. Cambiare richiede sempre energie, tempo e nervi saldi. Non bisognerebbe chiedersi: quanto dovrò faticare nel breve termine per passare al digitale?, ma piuttosto: quanto dovrò faticare nel lungo termine se non cambierò nulla?
Cosa bisogna tenere presente affinché la transizione abbia successo (ad es. formazione del personale, supporto informatico ecc.)?
In linea generale, l’intero processo dura più a lungo di quanto ci si immagina. Quindi è importante calcolare abbastanza tempo. Prima di passare al digitale i nostri fisioterapisti sbrigavano personalmente tutte le procedure amministrative. Man mano la nostra addetta alla reception si è fatta carico di numerosi compiti, permettendo così ai fisioterapisti di concentrarsi sulle loro mansioni chiave. Ecco un altro vantaggio della digitalizzazione: non è necessario che tutti sappiano tutto e sappiano fare tutto.
Hai abolito completamente la documentazione cartacea o esiste ancora qualcosa che preferisci documentare a mano?
Ormai documentiamo tutto digitalmente. Quello che non è già in formato elettronico viene scansionato. Così abbiamo sempre una visuale completa di tutti i documenti e non sprechiamo carta.
Ciò che resta del passato: un archivio conservato in cantina.
Esistono (sotto)settori in cui non fila ancora tutto liscio?
Negli scorsi mesi abbiamo assistito a molti cambiamenti. Prima di trasferisci nel nostro nuovo studio a luglio, in primavera abbiamo cambiato software. Ciò ci ha portato a modificare numerose procedure e strutture che devono ancora essere ottimizzate. L’interfaccia fra l’amministrazione e il team di fisioterapisti costituisce una sfida quotidiana.
In concreto, hai qualche consiglio per gli altri titolari di studio che vorrebbero passare alla documentazione digitale?
La documentazione digitale rappresenta il futuro e inizialmente per compiere questo passo si deve avere coraggio e fiducia. In uno studio non esiste il momento ideale per la transizione. Per questo il mio consiglio è di fissare una data X e poi digitalizzare i singoli settori gradualmente. L’importante è incominciare e non lasciarsi scoraggiare dai primi intoppi. Io, per esempio, non ero soddisfatto di numerosi aspetti del mio precedente software, però ho iniziato lo stesso a redigere la documentazione in formato digitale. Può risultare più facile prima documentare digitalmente solo il decorso dei pazienti, quindi passare ai referti, poi ai documenti generici e così via, passo dopo passo.
In quali ambiti, secondo te, le applicazioni digitali sono più utili e agevolano il lavoro quotidiano?
Abbiamo notato che l’intera comunicazione con i pazienti funziona meglio ed è meno soggetta a errori. Rispetto ai tempi in cui tutto era documentato su carta, organizzare e consultare i dati è di gran lunga più facile. La sicurezza e l’accessibilità dei dati velocizzano i processi lavorativi. Notiamo inoltre che le esigenze dei pazienti crescono di pari passo con l’evolversi della digitalizzazione. Far fronte al flusso di richieste e alle aspettative dei pazienti rappresenta quindi una sfida. Per vincerla è importante avvalersi di applicazioni digitali, ma ancor più importante è chi implementa tali applicazioni e come lo fa.
Hai già in mente un nuovo progetto?
Al momento stiamo ottimizzando le nostre procedure e sviluppando ulteriormente gli assessment. Non si finisce mai di ottimizzare!
